Administrateur/trice du logiciel de gestion du temps de travail (Polypoint)

Description de l'entreprise

Premier réseau de soins intégrés de Suisse, le Réseau de l’Arc est un acteur de référence de la prise en charge coordonnée et de proximité, dans les domaines somatique et de santé mentale. Comptant près de 1’250 collaborateurs, il s’appuie sur 2 sites hospitaliers à Moutier et à Saint-Imier ainsi qu’un réseau de Medicentres, d’ambulance, d’EMS, de radiologie, un centre de thérapies physiques et cognitives et un service d’hospitalisation à domicile.

Le Réseau de l’Arc couvre les besoins médicaux-hospitaliers d’une population de près de 80’000 habitants et se caractérisent par son dynamisme, d’excellentes infrastructures et un souci constant de développer des prestations de proximité et de qualité.

Afin de renforcer notre département de l'Administration des Ressources humaines nous recherchons un/e Administrateur/trice du logiciel de gestion du temps de travail (polypoint) à 60-80% CDI.

Description du poste

Mission principale

Assurer la gestion, le support, la formation et le contrôle du système PEP afin de garantir une utilisation correcte, uniforme et efficace par l’ensemble des collaborateurs, responsables et ICUS.

Responsabilités et activités

Formation et accompagnement

• Organiser et coordonner la formation PEP pour tout nouveau collaborateur (ICUS, responsables de service, référents)

• Assurer un suivi et un contrôle durant les 2 à 3 mois après la formation

• Mettre en place des formations de mise à jour (Refresh PEP) selon les besoins

• Accompagner la prise en main de l’application mobile PEP (installation et utilisation)

Support et assistance utilisateurs

• Répondre aux questions liées au PEP, notamment :

• Vacances (heures et jours)

• Timbrage (corrections, soldes)

• Problèmes de connexion

• Pauses repas et pauses payées

• Absences maladie

• Autres demandes spécifiques

Contrôle, qualité et amélioration continue

• Contrôler les timbrages et leur interprétation

• Envoyer mensuellement les anomalies aux responsables pour correction

• Effectuer des contrôles aléatoires

• Proposer des améliorations des processus

• Créer des listes et statistiques à la demande

Gestion administrative et paramétrage

• Gérer le personnel intérimaire (création, transfert, prolongations)

• Créer et paramétrer services, icônes et catégories

• Gérer les droits d’accès PEP et application mobile

• Supprimer les badges des collaborateurs sortants

• Contrôler les badges des nouveaux collaborateurs

• Collaboration avec les Responsables de service, RH, Intendance

• Rôle central de support et de référence PEP

Qualifications

Compétences requises

Compétences techniques

• Maîtrise de l’outil Polypoint

• Compréhension de la gestion du temps de travail

• Analyse de données et création de rapports

• Aisance informatique et mobile

• Connaissance des processus administratifs

Compétences organisationnelles, relationnelles et personnelles

• Autonomie

• Structuré

• Très bonne communication

• Travail en équipe

• Esprit analytique

• Flexibilité

Profil recherché

• Formation CFC, ES, HES ou équivalent (Informatique/ RH / gestion)

• Expérience en planification ou gestion du temps de travail

• Expérience avec PEP/Opale ou logiciel similaire (fortement souhaitée)

• Capacité à travailler avec différents niveaux hiérarchiques

Informations complémentaires

• Lieu de travail : multi-sites

• Disponibilité : de suite ou à convenir

Lieu de travail : multi-sites             

Disponibilité : de suite ou à convenir                                      

Nous accordons une grande attention à la diversité des parcours de vie de nos collaboratrices et collaborateurs. Nos postes sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes.